Türkiye Fuar ve Etkinlik Lojistiğinde Hızla Gelişiyor

Belirli bir zaman aralığında ve belirli bir amaç doğrultusunda düzenlenen fuarlar, hedef pazarlara işletme ürün ve hizmetlerinin tanıtıldığı, satıcı ve alıcıların, bir bakıma arz ve talebin bir araya geldiği buluşma noktaları oldu.

Türkiye’de de, 1960’lı yıllardan itibaren fuarcılık konusunda daha ciddi adımlar atılmaya başladı. Fuarcılık sektörü ülkemizde özellikle 1990’larda gelişme yolunda önemli bir ilerleme kaydederek düzenlenen fuarların ve kurulan organizatör firmalarının sayılarında artış oldu. Bu gelişmelerle beraber Türkiye’de fuar ve etkinlik lojistiği gün geçtikçe büyüme gösterdi.

Fuar ve etkinlik lojistiğinde; sergi ürünlerinin uluslararası taşıma şekli, lokal ve global gümrükleme süreçleri, sevk belgelerinin hazırlanması, adresten alınıp standa teslimine ve tekrar kuruma ulaştırılmasına kadar geçen tüm süreçte hizmet veriliyor. Yani bir anlamda sigorta, gümrüklü ve gümrüksüz depolama, yurtiçi dağıtım ve yükleme, ithalat/ihracat gümrükleme, uluslararası taşımacılık; kara, hava, denizyolu, Intermodal gibi uluslararası taşımacılık hizmetleri sunuluyor.

Zamana dayalı olması, aksaklık ve hataların maliyeti artırması gibi riskleri barındıran bir operasyon olduğu için en başından iyi bir planlama ve koordinasyon gerektiren fuar ve etkinlik lojistiği, Avrupa’da olduğu gibi Türkiye’de de uzmanlık gerektiren bir iş kolu olarak görülüyor ve firmalar da kendi içerisinde bu yaklaşımı benimseyerek operasyonlarını yürütmeye başladı.

Türk üreticilerin dünya pazarlarındaki yer arayışı fuarları da lojistiği de geliştirdi

Fuar ve etkinlik lojistiğinin Türkiye’deki gelişimi ile ilgili açıklama yapan Ekol Lojistik AŞ. Fuar&Sergi Lojistiği Yöneticisi Alpay Altıok, son 15 yıla kadar diğer lojistik hizmetlerle birlikte yürütüldüğünü hatırlatıyor ve bu gün bu koşulları değiştiren gelişmeleri sıralıyor: “Türk ihracatçısının güçlenmesi tüm dünya pazarlarında yer arayışı, devlet teşvikleri, iç piyasanın tüketebileceğinin üzerinde üretim modelleri geliştirilmesi ile Türk firmaları yurt dışı fuarlara gereken önemi göstermeye başladılar. Hem yurt içi hem de yurt dışı destinasyonlu fuar göndericileri artık projelerini eksiksiz, zamanında ve en güvenilir şekilde hayata geçirebilecek profesyonellerle devam etme ihtiyacı duymaya başladılar. Bu sayede özellikle son bir kaç yılda hissettiğimiz fuar lojistiği iş kolunun önemine binaen lojistik firmaları bu konudaki piyasa talebine yaklaşık son 10 yıldır gereken arzı sunmak adına çeşitli yatırımlara yöneldiler.”

Zamanlama fuar lojistiği için de önemli…

Farklı sektörlere yönelik olarak yapılan taşımalar ayrı ayrı uzmanlık alanında değerlendirildiği gibi fuar ve etkinlik lojistiği de kendi içindeki zorlukları ile ayrı bir uzmanlık gerektiriyor. Fuar lojistiğinde de tüm taşımalarda olduğu gibi malzeme ile evrakların birebir tuttuğundan emin olmak gerektiğini ifade eden Kıta Lojistik Genel Müdürü Emre Eldener, bunun dışında kati ithalat ve geçici ithalat malzemelerini karıştırmamak gerektiğinin altını çiziyor ve “Zamanlama çok önemli: Eğer bir fuar malzemesini zamanında getirirseniz müşteriniz sizi alkışlar, ancak geç getirirseniz sizi mahkemeye verir. Bu da iş ve prestij kaybını beraberinde getirir” diyerek dikkat edilmesi gereken hususlar konusunda görüşlerini aktarıyor.

Kuba Global Lojistik İş Geliştirme ve Proje Direktörü Tarık Kahraman ise ilgili ülkede ATA Karnesi ile işlem yapılabilmesi, geçici depolama alanının oluşturulması ve gümrük prosedürüne hakim olmak gerektiğinin altını çiziyor.

Ülkeler arasındaki mevzuat farklılıkları sorun yaratıyor

Taşımacılığın her alanında yaşanan sorunlar gibi fuar lojistiğinde de zorlu ve sancılı süreçleri görmek mümkün. Karşılaşılan sorunların en başına gümrüklerde uygulanan mevzuat ve kanunların farklılıklar göstermesini koyan Mars Air&Sea Fuar ve Etkinlik Lojistiği Müdürü Eşber Kaynak, “Özellikle yurtdışından gelen firmalar Türkiye’deki gümrük mevzuatının kendi ülkelerindeki ile aynı olduğunu düşündükleri için uyarıları dikkate almadıkları durumla sıkça karşılaşıyoruz. Bu da beraberinde gümrükte zaman kaybı, gecikme ve ayrıca cezai durumlarla karşı karşıya kalınmasına neden oluyor. Aynı şekilde Türk firmalarının yurtdışında katıldıkları fuarlarda özellikle bazı ülkelerde (Rusya-Meksika-Brezilya-Afrika gibi) mevzuattan kaynaklı çok ciddi sorun ve zorluklar ile pahalılıktan bahsedebiliriz” diyor. Kaynak, aynı zamanda fuar lojistiğinde çalışacak kalifiye eleman bulmanın da sıkıntı yarattığını belirtiyor.

Ekol Lojistik AŞ. Fuar&Sergi Lojistiği Yöneticisi Alpay Altıok: “Sürecin En Önemli Unsurları: İyi Bir Zamanlama İle Çıkış ve Olabilecek En İyi Paketleme”

Günümüzde ayrı bir uzmanlık alanı olarak taşımacılık sektöründe önemi artan fuar ve etkinlik lojistiğinde hizmet veren Ekol Lojistik’te Fuar&Sergi Lojistiği Yöneticisi olarak görev yapan Alpay Altıok, iyi bir zamanlama ile çıkış ve olabilecek en iyi paketlemeyi, fuar lojistiğinde sürecin en önemli unsurları olarak nitelendirdi.

Dünyada ve özellikle de Avrupa’da çok uzun yıllardır ayrı bir iş kolu olarak değerlendirilen fuar lojistiğine, Türkiye’de ise son 15 yıla kadar ayrı bir iş kolu olarak yaklaşmadığını ifade eden Ekol Lojistik AŞ. Fuar&Sergi Lojistiği Yöneticisi Alpay Altıok, bu operasyonların da diğer lojistik hizmetlerle birlikte yürütüldüğünü vurguluyor. Zaman içerisinde Türkiye’nin coğrafik anlamda öneminin artması ve dünya için iyi bir pazar olarak kabul edilmesiyle Türkiye’deki fuarlar, eşzamanlı olarak da Türk ihracatçısının güçlenmesi tüm dünya pazarlarında yer arayışı, devlet teşvikleri, iç piyasanın tüketebileceğinin üzerinde üretim modelleri geliştirilmesi ile Türk firmalarının yurt dışı fuarlara gereken önemi göstermeye başladığının altını çizen Altıok, “Hem yurt içi hem de yurt dışı destinasyonlu fuar göndericileri artık projelerini eksiksiz, zamanında ve en güvenilir şekilde hayata geçirebilecek profesyonellerle devam etme ihtiyacı duymaya başladılar. Bu sayede özellikle son bir kaç yılda hissettiğimiz fuar lojistiği iş kolunun önemi ile lojistik firmaları bu konudaki piyasa talebine yaklaşık son 10 yıldır gereken arzı sunmak adına çeşitli yatırımlara yöneldiler. Fuar lojistiğini ürün yelpazelerinde apayrı ve önemli bir ürün olarak gören lojistik firmaları, ayrı bir iş kolu olarak kabullendikleri bu iş için bünyelerinde departmanlaşmış, uzman personeller istihdam etmiş ve hatta uluslararası düzeyde dernekleşmiş duruma geldiler” diyerek fuar lojistiğinin Türkiye’deki gelişimini aktarıyor. 

Uluslararası fuarlar açısından yaşanan hareketliliğin de sektörü pozitif yönde etkilediğini kaydeden Altıok, fuar sayıları ve katılımcı adetleri arttıkça bu iş kolunda hizmet veren firmaların iş kapasitelerinin de arttığını ve özellikle genç istihdamın önünün açıldığını söylüyor.

Fuar taşımalarında gümrük bedelsiz mantık ile ilerlendiğini belirten Altıok, fuar lojistiğinde kullanılan belge ve evraklar hakkında da bilgi aktarıyor: “Yani ortada herhangi bir satış yoktur, vergilendirme yoktur, söz konusu olan geçici ihracat ve buna mukabil geçici ithalattır. Vergi konusunu ülkeler belirli teminatlar altına almaktadırlar. Bununla ilgili kullanılan iki yöntem vardır: Ata Karnesi konvansiyonuna imza atmış ülkeler için ATA Karnesi ve/veya geçici ihracat/ithalat beyannamesi. Bunların haricinde kullanılan evraklar genel ihracat/ithalat evraklarından farklı değil (T1-CMR-AWB-BL).”

“Bir kaç günlük opsiyonlu gecikmeli teslim fuar taşımalarında mümkün değil”

Diğer taşıma türlerinden farklı olarak fuar ve etkinlik lojistiğinde dikkat edilmesi gereken noktalar konusuna da değinen Alpay Altıok, “Konu fuar olunca en başlıca kriter, doğal olarak ‘zamanlama’ olarak ortaya çıkıyor. Uluslararası fuar gibi etkinliklerin tarih aralıkları 1 hatta 2 yıl öncesinden belirlenip, tüm kurgunun bu tarih aralığına göre yapılması gerekiyor. Bazı fuarlar yılda 2 kez, bazıları her yıl bazılarının ise sıklığı 2 yıl ve üzeri olabiliyor. Yani katılımcılar, bu fuarlara ‘görücü’ olarak çıkmalarından 1 yıl kadar önce bir hazırlık sürecinden geçiyorlar. Bu tarih aralığı onlar için olmazsa olmazdır, tüm senenin hazırlığı sonucu sadece 3-4 günlük bir periyodda stantlarını açacaklardır. Bazı firmalar, prestij amaçlı stantlarında boy gösterirlerken bazıları bu yeni geldikleri bölge pazarından bir pay alma çabasında oluyorlar. Fuar taşımacılığında, normal ihracat veya ithalat taşımalarında yaşanabilen bir kaç günlük gecikmeli teslim gibi bir opsiyon mümkün değil. Aslına bakarsanız hiç teslim edilmeden menşeine geri bile dönebilir, tabii ki bu durum bütün yıl bu fuar için hazırlık yapan katılımcı için yaşanabilecek en büyük sıkıntıdır” diyor.

Zamanında teslim kadar taşınan malzemenin tam, eksiksiz ve hasarsız teslim edilmesinin de çok önemli olduğunun altını çizen Altıok, zamanında ancak hasarlı teslim edilmiş bir fuar eşyasının da görsellik açısından katılımcıyı son derecede zor durumda bırakacağını belirtiyor.

Altıok, “Lojistik tarafında süreçleri özetlemek gerekirse iyi bir zamanlama ile çıkış ve olabilecek en iyi paketleme toplam sürecin en önemli unsurlarıdır” diyerek konuyu özetliyor. 

“Doğası itibarı ile denizyolu taşıması fuar taşımasına uygun bir taşıma şekli değil”

Fuar lojistiği yaparken karşılaştıkları sorunları da aktaran Alpay Altıok, “En büyük korkumuz sebebi mücbir ya da tedarikçilerden kaynaklanan problemler. Doğası itibarı ile denizyolu taşıması fuar taşımasına uygun bir taşıma şekli değildir. Bir gemide yüzlerce hatta bazen binlerce konteyner olduğu düşünüldüğünde taşımanın en toplu hali olan bu taşıma türü hiçbir şekilde kontrol edemediğimiz bir süreçtir. Armatör tarafından bakıldığında içinde fuar eşyası olan bir konteynerlik yük, totalde o geminin rotasını ya da hızını değiştirebilecek öneme sahip değildir. Hele ki aktarmalı bir güzergahtan bahsediliyorsa taşıma sürelerine azami hata payı vermek, erken varması durumunda oluşacak liman ve ardiye masraflarını da hesaba katarak geç varacağına erken varsın mantığını gütmek ve olabildiğince sıkı takip ile bu sorunların planlanma aşamasında önüne geçebilmek mümkün. Ancak günün sonunda işin bir de maliyet tarafı bulunuyor. Günümüz piyasa koşullarında katılımcılar -özellikle Türk katılımcılar- tek bir fiyata imza atmak istemekteler. Fuar lojistiğini yapan firma kanadında ise iki seçenek mevcut. Mevcut rekabet koşullarında risk almayıp, maliyeti yükseltmek ya da bazı firmaların yaptığı gibi risk alıp işi alabilmek için en düşük fiyatı sunmak. Sadece denizyolu değil diğer tüm taşıma modlarında da ucu ucuna yapılmış bir planlamanın riski büyüktür. Bu nedenle mümkün olduğunca, taşımanın başlangıç ve bitiş sürecine ekstra süre eklemek gereklidir. Havayolu ile gönderimlerde ise yaşanabilecek en büyük sıkıntı fuara ait bir parçanın apronda kalmasıdır. O tek bir parça yüzünden varış havalimanında geride kalan parça gelene kadar hiçbir işlem yapılamayacaktır” şeklinde konuşuyor.

Bunların yanı sıra; insana bağlı faktörler, forklift operatörünün hatalı davranışı, ambalaj eksikliği, bazı ülkelerde fuar mantığının oturmamış ve hizmetin geçerli normlarda verilemeyişi, beyan edilmemiş ürünlerin -çoğunlukla gıda türü- karşı gümrükteki muayenede tespiti, evraklarla malzeme arasında kap ve ağırlık tutarsızlıklarını da Altıok, yaşanılan diğer problemler arasında sayıyor.

Mars Air&Sea Fuar ve Etkinlik Lojistiği Müdürü Eşber Kaynak: “Ciddi Bir Organizasyon ve Tecrübe Gerekli”

Genel olarak lojistik sektöründeki artışa ve gelişmeye paralel olarak fuar lojistiğinin de ciddi gelişim gösterdiğini kaydeden Mars Air&Sea Fuar ve Etkinlik Lojistiği Müdürü Eşber Kaynak, özellikle Türk sanayi ve tüketim ürünlerinin 90’lı yıllardan itibaren çeşitliliği ve kalitesinin artmasının, rekabet gücünü de beraberinde arttırdığını ifade ediyor ve firmaların dış pazarlara açılmada fuarların kesin etkisini kabullenmeleri sonunda da ciddi bir sıçrama yaşandığını vurguluyor.

“Tabii ki en önemli konu zamanlama”

“Her taşıma türü kendi içinde tabii ki önemlidir ve büyük özen ister. Ancak fuar lojistiği dendiğinde sadece birkaç gün içinde ürün çeşitliliğini ve kalitesini sergileyip tüm dünyadaki rakipleriyle mücadele etmeye hazırlanan bir firmanın ürünleri için verilen hizmetler toplamından bahsediyor olacağız. Bu da gerçekten özen ve çok ciddi bir organizasyona sahip olmayı gerektiren önemli bir konudur” diyerek operasyonun önemine değinen Kaynak, ürünlerin taşınmasına en üst düzeyde hassasiyet göstermek, evrakların eksiksiz ve hatasız düzenlenmesini sağlamak, gümrükleme ile ilgili süreçleri doğru ve hatasız yönetmek, ihtiyaç duyulabilecek ekstra ekipmanları doğru tespit etmek ve kullanılmasını sağlamak gibi pek çok konuda daha kararlar almak ve uygulamak gerektiren bir süreçten söz ediyor. Bunun da ciddi bir deneyim ve eğitimli kadro ile doğru acenteler ile birlikte uyum içinde çalışmak anlamına geldiğini söyleyen Kaynak, “Bu ayaklardan herhangi birinde kopukluk olması katılımcının zarar görmesi anlamına gelir ki; bu da lojistik firmasının hem itibar kaybı hem de ciddi mali yükümlülüklerle karşı karşıya kalması demektir” şeklinde konuşuyor.

“Tabii ki en önemli konu zamanlama. Sadece birkaç gün için yapılan büyük hazırlıkların bir çırpıda boşa gitmemesi için çok ciddi bir organizasyon ve tecrübe gerekli” diyen Kaynak fuar lojistiğindeki süreci de kısaca anlatıyor. Firmaya teklif vermekle başlayan sürecin sonrasında sırasıyla gümrük evraklarının hazırlanması, malzemenin teslim alınıp uluslararası taşıma için hazırlanması ve yüklenmesi, özenle taşınması, varış yerinde gümrük işlemleri için yurtdışı acente ile koordineli ve titiz bir çalışma yürütülmesi, gümrük işlemleri sonrasında stant teslimatına kadar gerekirse depolanması,  sergilenecek ürün makine vb. sanayi ürünü ise bunun kurumu için teknik ekip ve ekipman temini, boş kapların depolanması ve fuar sonrasında standa yeniden paketleme için getirilmesi, paketlenen ürünlerin çıkış gümrük işlemleri ile ilgili koordinasyonun sağlanması, gümrük işlemleri sonrasında tekrar yükleme ve uluslararası taşıma sonrası yurda geri getirme ve giriş gümrük işlemleri sonrasında da firma depo veya fabrikasına malların teslim edilmesi ile tamamlandığını kaydediyor. Bütün bu işlemlerin aksamadan sorunsuz bir biçimde tamamlanıp sergi ürünlerinin zamanında standa teslim edilmesinin en önemli husus olduğunu vurgulayan Eşber Kaynak, “Bu işlemlerin yürütülmesi sırasında zamanlamayı doğru yapmadığınızda işlemlerin tamamlanamayacağı ve firmanın standında ürün olmayacağı bir senaryo ortaya çıkmaktadır ki; bu hiç ama hiç istenmeyecek bir durumdur. Bu nedenle gümrüklerdeki ( hem yurtiçi hem de yurtdışındaki ) işleyişi çok iyi bilmeniz, taşıma sırasında oluşabilecek aksaklıkların önüne geçecek planlamaya ve organizasyona sahip olmanız, yurtdışında birlikte çalıştığınız acentenizin en az sizin kadar konuya hakim ve bilinçli olması gereklidir” diyor.

“Fuar lojistiğinde çalışan personel tüm taşıma modlarının operasyon sürecini bilmeli”

Operasyon süreçleri yanında evraklar ile ilgili de bilgi veren Kaynak, “Öncelikle ürünlerin gümrük işlemleri için proforma fatura ve çeki listesi en önemli evraklar. Bunun yanında ATR ve EUR 1 belgeleri ile CMR kullanılan evraklar arasındadır. Eğer ürün gıda ürünü ise sağlık sertifikaları ve analiz raporları mutlaka olması gereken evraklar arasında yer alıyor.

Sektörün gelişmesi ve gümrüklerdeki uyum çalışmaları sonrasında bazı özel belgeler ile ürünlerin dolaşımına kolaylık getirme çabaları da artıyor. Buna bağlı olarak kullanılmaya başlanan ATA Karnesi (sergi ürünlerinin kırmızı pasaportu olarak anılır) dünya genelinde pek çok ülkede ürünlerin gümrüklerde sorun yaşanmadan işlem görmesini sağlayan bir belge olarak kullanılmaya başladı” açıklamasını yapıyor. 

Gümrüklerde uygulanan mevzuat ve kanunların farklılıklar göstermesinin problem olarak karşılarına çıktığının altını çizerek, özellikle yurtdışından gelen firmaların Türkiye’deki gümrük mevzuatının kendi ülkelerindeki ile aynı olduğunu düşündükleri için uyarıları dikkate almadıklarını açıklayan Kaynak, şunları söylüyor: “Bu da beraberinde gümrükte zaman kaybı ve gecikme ve ayrıca cezai durumlarla karşı karşıya kalınmasına neden oluyor. Aynı şekilde Türk firmalarının yurtdışında katıldıkları fuarlarda özellikle bazı ülkelerde mevzuattan kaynaklı çok ciddi sorun yaşıyor. 

Bunun yanında normal lojistik operasyonunda çalışan eleman bulmak nispeten kolaydır. Ancak fuar lojistiğinde çalışacak personel bulmak aynı derecede kolay değildir. Çünkü fuar lojistiğinde çalışan personel tüm taşıma modlarının kurallarını, evraklarını ve operasyon sürecini bilmelidir. Aynı operasyon içinde farklı taşıma yöntemlerini kombine etmek gerekebileceği için bu önemlidir. Günümüzde birçok üniversitede lojistik bölümleri bulunmaktadır ve öğrenciler genel kavramlar ile eğitilmektedirler. Fuar lojistiğinde ise bunlara ilave olarak saydığımız tüm konularda baştan eğitmek ve yetiştirmek zorunluluğu var”